Ej avdragsgilla kostnader: vad gäller egentligen?

I den här artikeln går vi igenom vad ej avdragsgilla kostnader innebär, hur de skiljer sig från avdragsgilla kostnader, vilka exempel som är vanligast – och hur du bokför dem korrekt.

Vad är en ej avdragsgill kostnad?

Ej avdragsgilla kostnader är utgifter som inte får dras av vid beskattningen, även om de bokförs som kostnader i företaget. Det innebär att de inte minskar det skattemässiga resultatet, och därmed inte heller företagets skatt.

Enkelt uttryckt: Kostnaden kan finnas i bokföringen, men den ger inget skatteavdrag.

Detta gäller oavsett om du driver aktiebolag eller enskild firma, men är särskilt viktigt att ha koll på i aktiebolag där skillnaden mellan bolagets och ägarens ekonomi ska vara helt tydlig.

Skillnaden mellan ej avdragsgilla kostnader och kostnader som är avdragsgilla

En avdragsgill kostnad är en utgift som är nödvändig för att företaget ska kunna driva sin verksamhet och generera intäkter. Dessa kostnader får dras av och minskar företagets resultat och skatt.

Ej avdragsgilla kostnader, däremot, saknar tillräcklig koppling till företagets verksamhet – eller omfattas av särskilda regler som gör att avdrag inte är tillåtet, även om kostnaden har ett visst samband med arbetet.

Vanliga exempel på ej avdragsgilla kostnader

Här är några vanliga och realistiska exempel på kostnader som inte är avdragsgilla, och där många företagare gör fel.

Representation – mat och dryck

Sedan 2017 är kostnaden för mat och dryck vid representation inte avdragsgill vid inkomstbeskattningen. Däremot får företaget lyfta moms på underlag upp till ett visst belopp, förutsatt att reglerna följs.

Detta är en av de vanligaste fallgroparna i bokföringen.

Böter och offentligrättsliga avgifter

Parkeringsböter, kontrollavgifter, förseningsavgifter till Bolagsverket och skattetillägg är aldrig avdragsgilla kostnader. Staten tillåter inte att regelbrott eller slarv minskar företagets skatt.

Arbetskläder vs privata kläder

Skyddskläder och uniformer som inte kan användas privat är avdragsgilla. Vanliga kläder – även om de används i arbetet – räknas däremot som privata levnadskostnader och är ej avdragsgilla, om de inte har en tydlig och permanent koppling till verksamheten.

Medlemsavgifter till organisationer

Ofta består fakturor från bransch- eller intresseorganisationer av både:

• en serviceavgift (avdragsgill)

• en medlemsavgift (ej avdragsgill)

Dessa måste delas upp korrekt i bokföringen.

Ränta på skattekontot

Kostnadsränta på skattekontot, till exempel vid kvarskatt eller för sent inbetald moms, är ej avdragsgill. Det gör den i praktiken dyrare än ett vanligt banklån.

Gåvor till kunder och anställda

Vissa gåvor är avdragsgilla upp till fastställda belopp, men kontanter och presentkort som kan lösas in mot pengar är inte tillåtna. Här är det viktigt att följa Skatteverkets regler noggrant.

Hur påverkar ej avdragsgilla kostnader företagets resultat?

Eftersom ej avdragsgilla kostnader inte minskar det skattemässiga resultatet, leder de till en högre skatt än många förväntar sig. Det är därför viktigt att:

• identifiera dem korrekt

• separera dem i bokföringen

• förstå hur de påverkar resultatet och skatten

Bokföra ej avdragsgilla kostnader: så gör du rätt

Ej avdragsgilla kostnader ska bokföras, men på rätt sätt. Ofta används särskilda konton för att tydligt skilja dem från avdragsgilla kostnader. Det gör bokföringen mer korrekt och underlättar arbetet inför deklarationen.

Att ha ordning på detta minskar risken för fel, justeringar och frågor från Skatteverket.

Vissa kostnader är ej avdragsgilla trots koppling till verksamheten

Alla utgifter som har ett samband med företagets verksamhet är inte automatiskt avdragsgilla. Vissa kostnader kan vara nödvändiga i praktiken, men ändå klassas som ej avdragsgilla enligt Skatteverkets regler. Det gäller till exempel kostnader som anses ha ett privat inslag, strider mot särskilda lagregler eller där avdrag uttryckligen är begränsat.

Det är just dessa gråzoner som ofta leder till fel i bokföringen. Därför är det viktigt att inte enbart utgå från om kostnaden “känns rimlig”, utan att också bedöma hur Skatteverket ser på kopplingen mellan kostnaden och företagets intäkter. När vissa kostnader inte är avdragsgilla påverkar det företagets resultat och skatt – trots att utgiften faktiskt har uppstått i verksamheten.

Ett leende mitt i allvaret: de mest kreativa avdragsförsöken

Genom åren har Skatteverket fått ta ställning till betydligt mer än representation och parkeringsböter. I högen av avdragsförsök dyker det med jämna mellanrum upp ansökningar som får även den mest luttrade handläggaren att höja på ögonbrynen. Det handlar om allt från plastikoperationer och sprillans nya sportbilar till så kallade “utbildningsresor” som av en händelse råkat sammanfalla med semester på Nya Zeeland – komplett med vandringar, vinprovningar och havsutsikt.

I flera fall har argumenten varit kreativa, ibland nästan imponerande välformulerade. En bil behövdes för marknadsföring, en operation för att stärka varumärket och resan för ”kompetensutveckling”. Problemet är bara att Skatteverket sällan delar företagarnas entusiasm för den typen av tolkningar.

Även om dessa exempel kan få oss att dra på smilbanden, fyller de en viktig funktion som påminnelse:
Att en kostnad upplevs som relevant, affärsmässig eller till och med helt nödvändig av företagaren betyder inte att den automatiskt är avdragsgill enligt lagen. Reglerna är tydliga, och kreativitet är tyvärr ingen godtagbar grund för avdrag.

Ett gott råd är därför att spara fantasin till marknadsföringen och hålla bokföringen strikt förankrad i Skatteverkets regelverk.

Så avgör du om en kostnad är avdragsgill eller ej

Grundregeln är enkel i teorin, men kräver eftertanke i praktiken:
För att en kostnad ska vara avdragsgill måste den ha ett tydligt och direkt samband med företagets verksamhet och intäktsgenerering, samt följa Skatteverkets regler.

Är du osäker på om en kostnad är avdragsgill eller ej, är det ofta klokt att ta hjälp, innan deklarationen lämnas in.

Kom ihåg att:

• Alla kostnader är inte avdragsgilla

• Ej avdragsgilla kostnader påverkar resultat och skatt

• Korrekt bokföring är avgörande

• Gråzoner kräver extra koll

Att ha kontroll på detta är en viktig del av ett tryggt och hållbart företagande.