Samla kunddialogen på ett ställe

Som redovisningskonsult går det mycket tid åt att jaga underlag, vänta på svar och leta efter bilagor i inkorgen. När dialogen sprids mellan mejl, mappar och telefonsamtal blir det svårt att hålla koll.

Med Ärendehantering samlar du dialogen med varje kund på ett ställe, kopplat till kundens uppdrag. Du skapar ett ärende i Byråstöd och kunden svarar i Spiris.

Mindre jagande, mer tid för rådgivning

När allt finns samlat slipper du leta, påminna och dubbelkolla. Det märks i vardagen – både för dig och för byrån.

• Trygg dialog med kunden. Dela dokument och känsliga uppgifter säkert och enligt GDPR, i stället för via mejl.
• Samma arbetssätt på hela byrån. Ärendena kopplas till kundens uppdrag, så kollegorna kan ta vid där du slutade. Använd färdiga mallar eller skapa egna för återkommande ärenden.
• Redo för granskning. Allt dokumenteras automatiskt. Om frågor dyker upp, eller vid en kvalitetsgranskning enligt REKO och REX, kan du enkelt visa hur arbetet gått till.

Så kommer du igång

Du hittar Ärendehantering i vänstermenyn i Byråstöd. Sedan är du igång i fyra steg:

1. Aktivera Ärendehantering.
   Välj Ärendehantering och klicka på Köp nu. Du ser direkt hur många kunder priset baseras på och vad det kostar per månad.
2. Bjud in kunderna.
   Klicka på Bjud in kund och välj en kund i listan. Inbjudan skickas till kundens huvudkontakt, som godkänner den genom att logga in i Spiris.
3. Skapa ett ärende.
   Koppla ärendet till rätt uppdrag, till exempel löneattest eller insamling av material inför bokslut. Utgå från en färdig mall eller en egen mall från byrån.
4. Kunden svarar i Spiris.
   Kunden hittar sina ärenden under det nya menyvalet Byråärenden. Kunden kan också skapa egna ärenden till byrån.

Klart! Nu har du och kunden all dialog samlad i ärendet.

Så funkar det

Koll på varje ärende

Du får uppdateringar om viktiga händelser, så att både du och kunden snabbt kan se statusen. När du öppnar ett ärende ser du hela historiken – vem som skrev vad och när.

Eftersom ärendet är kopplat till kundens uppdrag kan kollegorna se och ta över arbetet. Ingen viktig information blir kvar i någons privata inkorg.

Mallar som passar byrån

Många ärenden återkommer varje månad eller varje år. Använd färdiga mallar eller skapa egna mallar och arbetsflöden så att alla på byrån arbetar på samma sätt.

Bra att veta

Vad kostar det?

Priset per kund minskar ju fler aktiva kunder som finns på byrån. Du betalar bara för byråns aktiva kunder, med undantag för privatpersoner. Den första aktiveringsperioden bjuder vi på.

Vem kan aktivera Ärendehantering?

Du behöver vara administratör i Spiris och ha Full behörighet för Underhåll i Byråstöd.

Vem hos kunden kan ta emot ärenden?

Inbjudan skickas till kundens huvudkontakt. Därefter kan du skicka ärenden till de kundkontakter som finns under Kontakter i Byråstöd. De behöver ha en giltig mejladress och kunna logga in i Spiris.

Behöver kunden ett eget konto i Spiris?

Ja. Kunden hanterar sina ärenden i Spiris under Byråärenden. Om kunden redan har ett konto behöver huvudkontakten vara administratör för att kunna godkänna inbjudan.

Får kunden påminnelser?

Ja. Automatiska påminnelser ställs in under Underhåll. Inställningarna gäller alla kunder och kan bara ändras av medarbetare med Full behörighet för Underhåll.

Påminnelser skickas när kunden inte har svarat och ärendet har ett Klar senast-datum:

• Den första påminnelsen skickas två dagar före datumet
• Om ärendet fortfarande inte är färdigställt och besvarat skickas en andra påminnelse på Klar senast-datumet.

Tips inför starten

• Rensa kundlistan från inaktuella kunder
• Lägg till Ärendehantering i byråns arbetsflöden för nya kunder, möten och uppdragsbrev.

Läs mer i Skriven hjälp

På gång

Inom kort kommer kunden kunna komma åt sina ärenden direkt i Spirisappen.