5. Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter, samt uppgifter om vad, varför och hur länge data behandlas

I tabellen nedan kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar, för vilket ändamål vi behandlar dem, med stöd av vilken laglig grund och under hur lång tid.

När det gäller kolumnen ”kategorier av personuppgifter” det är viktigt att notera att när vi nämner "kontaktuppgifter" är det inte nödvändigtvis alla typer av sådana uppgifter som avses. Om du till exempel lämnar feedback via ett popup-fönster på vår plattform, samlas därför inga personligt identifierbara uppgifter in.

Behandlings-
aktiviteter

Kategorier av
personuppgifter

Ändamål

Laglig grund

Lagringsperiod

Uppgifternas källa

Behandling av data i plattformen på uppdrag av kund.

Kontaktuppgifter, såsom namn, organisationsnummer, telefonnummer, e-postadress och adress.

Inloggningsuppgifter till vår webbplats.

Kundens data som matas in i tjänsten såsom uppgifter om anställda, elever, slutkunder, leverantörer.

 För att kunna tillhandahålla Spiris plattform och/eller funktioner du som kund har efterfrågat.
Att göra det möjligt för kunden att använda tjänstens funktioner för sin egen verksamhet såsom bokföring, fakturering och administration.
Erbjuda tjänster som utbildningar och webinarium.

Fullgörande av avtal med dig eller det bolag/organisation du representerar. Artikel 6(1)(b) GDPR.

Under tiden vi har en aktiv affärsrelation med er och 12 månader efter avslutet av kontraktet eller återlämnas data enligt kundens instruktioner.

*Undantag för Bokföring, Fakturering & Lön.

Från kunden.

Leverera tjänster.


Kontaktuppgifter, såsom namn, organisationsnummer, telefonnummer, e-postadress och adress.

Att hantera kundorder, administrera avtal, fullgöra avtalsenliga skyldigheter och hantera fakturering.

Fullgörande av avtal med dig eller det bolag/organisation du representerar. Artikel 6(1)(b) GDPR. 

Under tiden vi har en aktiv affärsrelation med er och 12 månader efter avslutet av kontraktet.
*Undantag för Bokföring & Fakturering.

Direkt från dig, en redovisningsbyrå, eller via en partner.

Administration av kundrelationer.

Kontaktuppgifter, såsom namn, organisationsnummer, telefonnummer, e-postadress och adress.

Hantera kundorder, avtal och betalningar.

Fullgörande av avtal med dig eller det bolag/organisation du representerar. Artikel 6(1)(b) GDPR.

Under tiden vi har en aktiv affärsrelation med er och 12 månader efter avslutet av kontraktet.

Från dig i samband med köp av våra tjänster.

Tillhandahållande av teknisk support och kundservice.

Kontaktuppgifter såsom namn, organisationsnummer, telefonnummer, e-postadress och innehåll i supportärenden.

Att besvara frågor, erbjuda teknisk support och bistå kunden i användandet av tjänsten. Att transkribera supportsamtal och använda informationen för dokumentation, kvalitetssäkring, tjänsteförbättring samt utvärdering av kundens behov av ytterligare funktioner och lösningar.


Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR.

90 dagar (inspelade telefonsamtal).

12 månader (anonymiserade sammanfattningar)

3 år (övriga supportärenden).

Direkt från dig när du kontaktar supporten.

Tillhandahålla och hantera förfrågningar.

Kontaktuppgifter, såsom namn, telefonnummer, e-postadress.


För att fullgöra våra skyldigheter enligt GDPR och för att i övrigt besvara andra dataskydds- och integritetsfrågor.


Rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Artikel 6(1)(c) GDPR.

3 år.

Direkt från dig när du kontaktar oss.

Säkerhet: Säkerställande av systemsäkerhet och tekniskt underhåll.

 Potentiell personlig information som IP-adressen vi samlar in via loggar av säkerhetsskäl.

Upptäcka, avhjälpa och förhindra säkerhetshot och missbruk, samt utföra underhåll och felsökning.

Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR.

90 dagar.


Automatiskt insamlad via loggar när du använder våra funktioner eller interagera med våra webbsidor.

Analys för tjänsteförbättring.

Företagsnamn och organisationsnummer.

Statistik som visar hur användare använder våra funktioner och konsumerar innehåll som vi erbjuder (inga personuppgifter ingår i analysen).

Förbättra och utveckla kvalitet, funktionalitet och användarupplevelse för våra plattform, funktioner, och Spiris webbplatser.

Berättigat intresse.Artikel 6(1)(f) GDPR.

12 månader.

Insamlad via spårningsverktyg, cookies och interna analysverktyg när du använder våra funktioner.

Administration av användarforum och community.

 Kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, användarnamn.
IP-adress.

Att hantera Spiris Forum konto, inlägg och behörigheter.

Fullgörande av avtal med dig eller det bolag/organisation du representerar. Artikel 6(1)(b) GDPR.

24  månader efter senast registrerade aktivitet (Konton raderas om ingen inloggning har skett inom 24 månader).


Direkt från dig när du skapar ett konto eller publicerar inlägg.


Analys och hantering av kundfeedback.

 Kontaktuppgifter, såsom namn, telefonnummer, e-postadress.

För att samla kundfeedback via undersökningar för att förstå kundupplevelsen och förbättra produkten.

Berättigat intresse Artikel 6(1)(f) GDPR.

12 månader (Undersökningar och kommentarer via plattformen eller e-post).

Direkt från dig när du bestämmer att lämna feedback.

Uppfyllande av rättsliga förpliktelser.

 Faktureringsuppgifter såsom namn, adress, transaktionsdata och uppgifter om köp. För att efterleva lagkrav, såsom bokföringslagen och för att tillvarata våra rättsliga intressen. 


Rättslig förpliktelse Artikel 6(1)(c) GDPR.

10 år, varav 7 år (rättslig förpliktelse) + 3 år (berättigat intresse) 

Från dig i samband med köp av våra tjänster.

Hantering av rättsliga anspråk och tvister.

Kontaktuppgifter, korrespondens och annan data som är relevant för ett specifikt rättsligt ärende.

Att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk vid en eventuell tvist.
Att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk vid en eventuell tvist.

Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR.

Till dess att eventuell tvist är avslutad.

Från dig eller relevant tredje part i samband med en tvist.

Marknadsföring och hantering av utskick.

Kontaktuppgifter, såsom namn, organisationsnummer,  telefonnummer,  e-postadress och adress.
Uppgifter om din enhet, exempelvis IP-adress, när du besöker vår webbplats.

Att skicka relevant marknadsföring, nyhetsbrev och erbjudanden. 
Ge erbjudanden av funktioner till kunder.

Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR.

13 månader efter senast registrerade aktivitet.

Direkt från dig, via cookies, och från tredje part (t.ex. sociala nätverk).

Profiling.

Kontaktuppgifter, såsom namn, organisationsnummer,  telefonnummer,  e-postadress och adress.
Uppgifter om din enhet, exempelvis IP-adress, när du besöker vår webbplats.

För att skapa intresse profiler för att marknadsföra relevanta funktioner samt för att personalisera kommunikationen.

Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR.

13 månader efter senast registrerade aktivitet.

Direkt från dig, via cookies, och från tredje part (t.ex. sociala nätverk).
Eller när du interagerar med Spiris som en del av att använda våra tjänster.

Försäljningsaktiviteter och leadhantering 

Kontaktuppgifter såsom namn, telefonnummer och e-postadress

Att administrera och följa upp potentiella och befintliga kunder i syfte att erbjuda relevanta tjänster och ingå affärsrelationer. Detta gäller både när du kontaktar oss och när vi kontaktar dig baserat på ett bedömt behov av ytterligare tjänster.

Berättigat intresse. Artikel 6(1)(f) GDPR. 

90 dagar efter senast registrerade aktivitet.

Direkt från dig vid event, via kontaktformulär på vår webbplats, genom direktkontakt med Spiris, eller via analys av supportärenden

Genomförande av rekryteringsprocesser.

Kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress och adress, CV och andra ansökningshandlingar. Information som tillhandahålls.

För att hantera rekryteringsprocesser och jobbansökningar.

Berättigat intresse.  Artikel 6(1)(f) GDPR.

6 månader från dagen då den som ansöker om tjänsten har lagt in sina uppgifter.

Direkt från dig vid ansökan, samt från eventuella referenspersoner.



* Bokföring & Fakturering: Se 3.1. Din data kopplad till olika funktioner.