Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
Vad är reseersättning?
För att förstå vad är reseersättning behöver man skilja på privata resor och tjänsteresor. Reseersättning är ersättning för faktiska kostnader som uppstår när en anställd reser i tjänsten, alltså resor som görs för arbetets skull och inte mellan bostad och arbetsplats.
Reseersättningen ska täcka kostnader som exempelvis drivmedel, slitage på bilen eller andra utgifter som uppstår i samband med resan. Ersättningen kan betalas ut av arbetsgivaren eller, i vissa fall, hanteras genom avdrag i deklarationen.
Reseersättning företag: arbetsgivarens ansvar
När det gäller reseersättning företag är det arbetsgivaren som beslutar om hur ersättningen ska betalas ut och vilka regler som gäller internt. Samtidigt måste arbetsgivaren förhålla sig till Skatteverkets regler för skattefri ersättning och schablonbelopp.
För att ersättningen ska vara korrekt krävs att det finns tydligt underlag, till exempel körjournal eller annan dokumentation som visar antal resor, datum, syfte och hur långt man har rest.
Tips: Ladda ner vår reseräkning här
Bil i tjänsten – egen bil eller förmånsbil
Använda egen bil i tjänsten
Att använda egen bil i tjänsten är vanligt, särskilt vid tillfälliga resor eller om företaget saknar tjänstebil. I dessa fall kan arbetsgivaren betala ut milersättning, som är en form av reseersättning baserad på antal körda mil.
Den skattefria ersättningen är enligt Skatteverkets schablon:
- 25 kronor per mil när du använder egen bil i tjänsten
Detta schablonbelopp ska täcka både drivmedel och övriga kostnader kopplade till bilen.
Exempel: reseersättning vid användning av egen bil
Anta att du har använt egen bil i tjänsten och kört totalt 100 mil under året. Med ett schablonbelopp på 25 kronor per mil innebär det att du kan få 2 500 kronor i skattefri reseersättning.
Om arbetsgivaren endast betalat ut 20 kronor per mil har du fått 2 000 kronor. Den resterande delen kan du i vissa fall göra avdrag för i deklarationen, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda.
Förmånsbil och bil i tjänsten
Om du använder förmånsbil gäller andra regler. Då är den skattefria ersättningen ofta lägre och beror på om bilen drivs med bensin, diesel eller el. Här är det extra viktigt att skilja på privata resor och resor i tjänsten.
Kronor per mil: hur beräknas ersättningen?
När man pratar om kronor per mil handlar det om schablonbelopp som används för att förenkla beräkningen av reseersättning. I stället för att redovisa faktiska kostnader används ett fast belopp per mil.
Om arbetsgivaren betalar ut mer än schablonbeloppet kan den del som överstiger bli skattepliktig. Betalas ersättningen ut med lägre belopp kan den anställde i vissa fall ha rätt att göra avdrag i deklarationen för mellanskillnaden.
Avdrag för resor: när gäller det?
Avdrag för resor gäller i första hand resor mellan bostad och arbetsplats, men reglerna skiljer sig från reseersättning för tjänsteresor. För att få göra avdrag krävs bland annat att:
- avståndet är tillräckligt långt
- kostnaderna överstiger ett visst belopp
- resan uppfyller Skatteverkets krav
Avdrag för resor görs i deklarationen och är alltså något annat än ersättning som betalas ut av arbetsgivaren.
Reseersättning och deklarationen
Om du har fått reseersättning från arbetsgivaren ska den normalt redan vara korrekt hanterad skattemässigt. Men om du själv har haft resekostnader som inte ersatts fullt ut kan du behöva ta upp dem i deklarationen.
Det gäller till exempel om:
- ersättningen varit lägre än schablonbeloppet
- arbetsgivaren inte betalat ersättning alls
- du haft egna utlägg för resor i tjänsten
I dessa fall är det viktigt att spara underlag och kunna visa hur resorna har genomförts.
Reseersättning, traktamente och andra ersättningar
Reseersättning ska inte blandas ihop med traktamente, som är ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresor med övernattning. Det är olika typer av ersättningar med olika regler och schablonbelopp.
I praktiken förekommer ofta både reseersättning och traktamente i samband med längre tjänsteresor.
- Reseersättning gäller resor i tjänsten, inte mellan bostad och arbetsplats
- Skattefri milersättning för egen bil är 25 kronor per mil
- Förmånsbil har andra schablonbelopp
- Avdrag för resor görs i deklarationen, inte via lönen
- Underlag och dokumentation är alltid viktigt
Reseersättning i arbetslivet – därför är kunskap viktigt
Reglerna kring reseersättning påverkar både anställda och arbetsgivare. Med rätt kunskap blir det lättare att avgöra när ersättning ska betalas, hur kostnader ska redovisas och vilka belopp som gäller enligt Skatteverkets regler.
Genom att förstå skillnaden mellan reseersättning, avdrag för resor och andra ersättningar blir det enklare att hantera resor i jobbet på ett korrekt och tryggt sätt.
Med Resor & Utlägg blir hanteringen av kvitton, utlägg och reseräkningar i Spiris en enkel sak. Läs mer här.
Relaterade artiklar
Glömt skattedeklarationen?
Är du företagare och har glömt att skicka in din skattedeklaration? Så här gör du.
Undvik fel i bokföringen
Det är mycket att hålla koll på. Vi har kartlagt de första stegen för att undvika fel i bokföringen!
Begära anstånd med deklaration – så här gör du!
Hinner du inte deklarera enskilda firman till och med 4 maj? Lugn, så här gör du!
Så deklarera aktiebolag – en steg-för-steg guide för företagare
Lär dig hur du deklarerar ditt aktiebolag med vår steg-för-steg guide.
Affärsidéer
Varsågod, färdigförpackade idéer för dig att inspireras av!