Här är 7 skäl till varför det är värt att börja med tidsregistrering, eller ta det ett steg längre.
1. Rätt resurser på rätt plats
Utan tidsregistrering är det lätt att vissa medarbetare konsekvent bär för mycket – och att det inte syns förrän det är ett problem. Med ett digitalt system fångar du upp avvikelser tidigt och kan fördela arbetet innan någon bränner ut sig eller ett projekt spårar ur.
Är du soloföretagare är du din egen mest värdefulla resurs. Då är det extra viktigt att veta var tiden faktiskt tar vägen – inte bara känna det.
Upptäck vår app för tidrapportering
2. Planering som stämmer med verkligheten
Det är lätt att underskatta hur lång tid saker tar. Och när man gjort det tillräckligt många gånger börjar man sätta för låga priser, lova för snabba leveranser och springa ikapp hela tiden.
Med historiska tidsdata kan du planera nästa projekt utifrån hur det faktiskt brukar gå – inte hur det borde gå i teorin. Det ger mer realistiska budgetar, bättre offertunderlag och deadlines som faktiskt håller.
3. Lönsamheten i fokus
Är projektet lönsamt? Frågan låter enkel men är svår att besvara utan tidsdata. Smart tidrapportering visar vilka uppdrag som faktiskt betalar sig och var ni lägger tid som inte genererar värde.
Det handlar inte om att ifrågasätta hur folk jobbar – utan om att ha ett faktabaserat underlag när ni diskuterar prissättning, prioriteringar eller hur nästa liknande projekt ska läggas upp.
4. Fakturering utan gissningar
Många företagare fakturerar med en känsla snarare än exakta siffror. Det leder ofta till att man tar för lite betalt – eller att kunden ifrågasätter fakturan för att underlaget är otydligt.
Med korrekt tidsregistrering kan du visa kunden exakt vad som gjorts och när. Fakturaunderlagen skapas i stort sett automatiskt, vilket också gör att faktureringen faktiskt blir av – och inte skjuts upp till projektets slut.
Så funkar kvittohantering i Spiris plattform
5. Allt till löneunderlaget – fördelar med digital tidrapportering
Att sammanställa löneunderlag manuellt – från lappar, mejl och minnen – är tidskrävande och öppnar för fel. Kopplar du tidsregistreringen direkt till lönehanteringen får du ett komplett löneunderlag med arbetstid, utlägg, traktamente, körjournal och kvitton samlat på ett ställe. Lönekörningen går snabbare och du slipper jaga siffror i efterhand.
6. Uppföljning medan det fortfarande spelar roll
Det finns en stor skillnad mellan att utvärdera ett projekt efteråt och att följa det i realtid. Med löpande tidsregistrering ser du om ett projekt håller på att skena tidsmässigt eller ekonomiskt – medan det fortfarande går att göra något åt det.
Over tid ger datan också en bild av säsongsvariationer och återkommande mönster, vilket gör det lättare att planera bemanningen och sätta en realistisk årsbudget.
7. Tidsregistrering är ett lagkrav – och ansvaret ligger på arbetsgivaren
EU-domstolen har beslutat att arbetsgivare är skyldiga att registrera anställdas arbetstid. Syftet är att skydda arbetstagare mot oskäliga arbetsförhållanden. Systemet ska vara tillförlitligt och tillgängligt för både anställda och myndigheter, och informationen ska sparas i minst fem år.
Det är alltså inte valfritt så fort du har anställda. Har du ett digitalt system på plats uppfyller du kravet automatiskt – det kräver inget extraarbete utöver det du ändå borde göra.
Tips! Så funkar avtalshantering i Spiris plattform
Vilket system ska du välja?
Det finns många alternativ – från enkla appar till mer heltäckande plattformar. Innan du väljer är det värt att stanna upp och fundera på vad du faktiskt behöver:
- - Hur många projekt eller uppdrag hanterar ni samtidigt?
- Finns det en koppling till er lönehantering och fakturering idag?
- Hur följer ni upp faktisk tid mot budget och offert?
- Behöver anställda kunna registrera tid från mobilen, utanför kontoret?
- Hur lång tid är ni beredda att lägga på administration kring tidrapportering?
Arbetar du med en redovisningsbyrå kan de hämta underlag direkt från systemet – utan att du behöver exportera filer eller skicka mejl fram och tillbaka.
Tid- och projektplanering i Spiris
I Spiris hanterar du tidsregistrering, projektplanering, fakturering och löner i samma plattform. Via funktionen Arbetsorder registrerar anställda tid och material direkt kopplat till ett specifikt uppdrag – oavsett om de är på kontoret eller ute i fält.
Du ser kostnader, intäkter och projektresultat i realtid, direkt i mobilen om du vill.
Tre anledningar att gilla tid- och projektplanering i Spiris:
- Anställda registrerar tid, utlägg och avvikelser direkt i appen – oavsett om de har månadslön eller timpenning
- Direktkoppling till lönehantering och fakturering – underlagen skapas automatiskt
- Körjournal, kvittohantering och milersättning hanteras i samma system
Prova Tid & Projektplanering i Spiris
Här arbetar experter, journalister och skribenter med att ta fram aktuell och intressant information för dig som ska starta eller driver företag. Våra artiklar uppdateras löpande men upptäcker du något fel är du välkommen att kontakta oss.
