K1, K2 och K3 - välj rätt regelverk till företaget

K-regelverken – vad skiljer dem åt?

K-regelverken är framtagna för att skapa tydliga strukturer för hur olika typer av företag ska upprätta sin årsredovisning. Skillnaden mellan K2 och K3 är den som påverkar flest aktiebolag. Regelverket enligt K2 är regelstyrt och förenklat, medan regelverket enligt K3 är mer principbaserat och kräver mer dokumentation och bedömningar. Större företag som uppfyller minst två av gränsvärdena måste tillämpa K3, medan mindre bolag får välja. De företag som växer och får mer komplexa tillgångar, som immateriella rättigheter eller större fastighetsbestånd, väljer ofta K3 eftersom det ger en mer rättvisande bild av verksamheten.

K1, K2 och K3 - en snabbguide

• K1 får användas av fysiska personer som driver enskild firma eller handelsbolag och även av ideella föreningar. Med K1 avslutas den löpande bokföringen med ett förenklat årsbokslut. Årsomsättningen får normalt inte överstiga 3 miljoner. De företag inom gruppen som inte följer K1 får istället upprätta årsbokslut enligt Bokföringslagens bestämmelser.

• Ett aktiebolag måste använda antingen K2 eller K3. Det är bolaget som bestämmer vilket regelverk som ska användas, men det är ofta klokt att anlita expertis för att få råd inför ett beslut om byte av regelverk.

Måste tillämpa K3 – så avgörs det

Ett företag måste tillämpa K3 om det klassas som ett större företag. Det innebär att det under de två senaste räkenskapsåren har uppfyllt minst två av följande kriterier: fler än 50 anställda, mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning eller mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning. När kriterierna väl är uppfyllda är valet inte längre frivilligt – årsredovisningen ska upprättas enligt K3. Ett sådant byte innebär ökad administration eftersom K3 är mer omfattande och innehåller högre krav på upplysningar, värderingar och dokumentation. Företag som väl har gått över till K3 kan dessutom inte utan särskilda skäl byta från K3 tillbaka till K2.

Förenklingar enligt K2 - anpassad för mindre företag

En årsredovisning enligt K2 är en förenklad och standardiserad metod som är särskilt anpassad för mindre företag, där regelverket är utformat för att vara lättanvänt och uppfylla lagkrav med minimala valmöjligheter och detaljerade noter.

I regelverket K2 finns många förenklingar som inte minst underlättar för den som själv vill upprätta årsredovisningen i sitt aktiebolag. De viktigaste fördelarna är följande:

Färre periodiseringar. När du använder K2 slipper du att periodisera intäkter eller kostnader som inte överstiger 5 000 kronor. Du behöver heller inte periodisera kostnader på olika räkenskapsår om de återkommer varje år och inte varierar i storlek med mer än 20 procent mellan åren.

I mindre bolag med en stabil verksamhet finns det ofta inget alls att periodisera även om kostnaderna överstiger 5 000 kronor, eftersom utgifter för exempelvis hyror, försäkringspremier, prenumerationer, abonnemang etc ju återkommer varje år med ungefär samma belopp. Personalutgifter måste dock alltid periodiseras.

Enklare avskrivningar. Med K2 får man använda avskrivningstiden 5 år på alla typer av inventarier om man vill. När det gäller fastigheter slipper man dela upp fastigheten i komponenter, utan använder de skattemässiga avskrivningsreglerna. Inga skattemässiga justeringar av bokförda belopp behöver då göras överhuvudtaget. Kraftigt förenklad årsredovisning. En årsredovisning i K2 är kraftigt förenklad och behöver nästan inte innehålla några noter alls. Detta underlättar för den företagare som upprättar årsredovisningen själv och är en fördel för de företagare som vill lämna så lite information om bolaget som möjligt i årsredovisningen som ju blir en offentlig handling hos Bolagsverket och på internet.

Den stora skillnaden mellan K2 och K3 är framför allt hur periodiseringar och informationskrav hanteras, där K2 erbjuder betydligt enklare och mer standardiserade lösningar.

Mer valmöjligheter fast svårare regelverk med K3

Regelverket K3 ger inte samma möjlighet till förenklingar som K2, men anses i gengäld visa en mer rättvisande bild av företagets ekonomi, särskilt i utvecklingsföretag, tillverkande företag och företag med större fastighetsbestånd.

Ju fler utomstående intressenter bolaget har, desto större anledning brukar det vara att välja K3.

I en del redovisningskretsar anses det också vara lite ”finare” att använda K3. Fast samtidigt brukar räkningen för den som använder en redovisningsexpert vara högre när man använder K3 än när man använder K2, eftersom K3 är ett mer komplext och konsultvänligt regelverk.

Särskilt stora skillnader mot K2 kan förekomma i följande fall:

• Mindre kapitalkrav för utvecklingsföretag. I utvecklingsföretag, exempelvis bolag som utvecklar programvaror eller andra immateriella tillgångar, får man i K3 värdera utvecklingsarbetet och ta upp nedlagda kostnader som en tillgång i balansräkningen.

  I K2 är detta inte tillåtet, utan utvecklingskostnaderna måste bokföras som en kostnad, vilket ofta kräver ett större kapital för att finansiera utvecklingsarbetet.

• Bättre resultat i tillverkande företag. Företag som tillverkar egna varor kan i regel värdera dessa till ett högre lagervärde med K3, vilket leder till lägre bokförda kostnader för tillverkningen av osålda varor.

  Uppskjuten skatt kan förbättra resultatet. Med K3 får ett bolag som redovisar underskott bokföra så kallad uppskjuten skatt som en intäkt, vilken förbättrar resultatet. I K2 är detta förbjudet.

• Större möjligheter i vissa branscher. Det finns mer valfrihet med K3 för bolag i vissa branscher. För bolag som äger fastigheter kan beräkning av avskrivningar på fastigheter och bokföring av kostnader för renoveringar ibland bli gynnsammare med K3. För företag i entreprenad- och tjänstebranscher gäller att man får större valfrihet med K3 vid bokföring av intäkter och kostnader för pågående arbeten etc.

Byta från K3 till K2

Företag kan alltid välja att byta regelverk från K2 till K3, men ett byte i motsatt riktning – alltså att byta från K3 till K2 – får enligt reglerna bara göras en gång och då endast om det finns särskilda skäl. Det innebär att företaget måste uppfylla vissa krav för att bytet ska vara tillåtet, eftersom K-regelverken bygger på att redovisningen ska vara jämförbar över tid.

K2 är ett förenklat regelverk som kan användas av de flesta mindre aktiebolag. Syftet är att förenkla redovisningen så långt det går och att bokföringen i hög grad ska följa skattereglerna, vilket innebär att behovet av skattemässiga justeringar är minimalt.

K3 får användas av alla aktiebolag men måste tillämpas av större företag – det vill säga bolag som under de två senaste räkenskapsåren har uppfyllt minst två av följande kriterier: fler än 50 anställda, mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning eller mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning. Eftersom regelverket enligt K3 är mer omfattande och principbaserat kräver det ofta stöd av redovisningsexpertis vid årsavslut och mer utförliga upplysningar i årsredovisningen.

K-regelverken finns att läsa i sin helhet på Bokföringsnämndens hemsida.