Digitala kvitton: skrynkelfri och smidig kvittohantering

Digitala kvitton: enklare hantering för företag

Digitala kvitton blir allt vanligare i Sverige och fler företag erbjuder idag kvitton digitalt direkt vid köp. När ett köp görs via appar eller online skapas ofta ett digitalt kvitto automatiskt, men även i fysisk handel finns lösningar där kvittot skickas via mejl eller sms.

För företag finns det flera sätt att hantera digitala kvitton och utlägg, till exempel genom automatiserade system eller integrationer med bokföringsprogram. Att komma igång med digitala kvitton är enkelt. Ofta räcker det att fylla i ett formulär eller aktivera en integration för att effektivisera kvittohanteringen. Den digitala hanteringen gör att kvitton inte försvinner, samtidigt som bokföringen kan uppdateras direkt via integrationer.

Kvitton digitalt: så fungerar det i praktiken

Att arbeta med kvitton digitalt innebär att kvitton sparas, hanteras och kopplas till bokföringen i digital form. Företag kan använda en digital lösning där kvittot skickas direkt till ett system eller där användaren själv laddar upp ett kvitto genom att fota det.

Många tjänster erbjuder smarta digitala kvitton med extra funktioner och mervärden. Information från kvittot läses av automatiskt, vilket gör företagets hantering av kvitton både snabbare och mer korrekt. Istället för manuell registrering sker mycket av arbetet automatiskt, vilket sparar tid och minskar risken för fel.

Digitalt kvitto vid köp, vad gäller?

Ett digitalt kvitto är en godkänd verifikation enligt bokföringslagen. Det betyder att företag inte behöver skriva ut kvitton på papper om kvittot finns digitalt.

När en kund handlar hos ett anslutet företag och använder ett kopplat betalkort kan ett digitalt kvitto skickas direkt från leverantören till företaget. Det är den smidigaste lösningen eftersom kvittot då redan är i rätt format för att sparas och bokföras. Om ett papperskvitto ändå tas emot går det att skapa ett digitalt kvitto genom att fota eller skanna det.

Kvitton och den nya lagen om digital hantering

Sedan den 1 juli 2024 gäller nya regler som gör det enklare att hantera kvitton digitalt. Tidigare behövde papperskvitton sparas även om de fanns digitalt, men idag får företag i många fall spara kvitton digitalt istället.

Det innebär att papperskvitton inte längre behöver sparas om de har överförts korrekt till digital form. För företag gör detta stor skillnad, eftersom hanteringen blir mer effektiv och mindre tidskrävande.

8 fördelar med att spara kvitton digitalt

Att gå över till digitala kvitton ger flera tydliga fördelar för företagets administration och kontroll.

1. Smidigare hantering och arkivering

När kvitton sparas digitalt minskar risken att de tappas bort eller blir oläsliga. Kvittot lagras direkt i systemet och kopplas till rätt transaktion i bokföringen.

2. Sparar tid och pengar

Digitala lösningar gör att företag kan minska administrationen kraftigt. Många system kopplar automatiskt ihop köp med rätt kvitto, vilket gör processen både snabbare och enklare.

3. Bättre spårbarhet

När alla kvitton finns samlade digitalt blir det enklare att följa upp inköp och utlägg. Företaget får bättre kontroll och kan snabbt hitta rätt kvitto vid behov.

4. Enklare utläggshantering

Anställda kan registrera utlägg direkt via mobilen genom att fota kvittot. Systemet hanterar resten, vilket gör att rapportering och utbetalningar går snabbare.

5. Färre fel

En bra tjänst för kvittohantering ska vara så användarvänlig att det inte går att göra fel. Istället för att anställda ska tolka siffrorna och använda rätt regler sköts det automatiskt av tjänsten, och alla regler uppdateras automatiskt. Mindre missar och mindre krångel helt enkelt.

6. Bättre koll på garantier

Ett digitalt kvitto gör det enklare att hitta underlag vid reklamationer eller garantier. Kvittot finns alltid sparat och tillgängligt.

7. Smidigare samarbete med redovisningsbåran

Företagare och redovisningskonsulten bör samarbeta genom att arbeta på samma plattform. Det är då alla fördelar skapas! Allra bäst för samarbete och mest flexibelt är bokföring i Spiris. För digitala kvitton rekommenderar vi vårt utläggshanteringssystem.

8. Bättre för miljön

Digitala kvitton eliminerar avfall från papperskvitton, som ofta behandlas med kemikalier och inte kan återvinnas. Övergången till digitala kvitton kan minska pappersanvändningen avsevärt, vilket i sin tur minskar både koldioxidutsläpp och avfall. Varje år skrivs det ut fyra miljarder kvitton, vilket är helt onödigt och bidrar till avskogning. Genom att välja digitala kvitton bidrar du till en mer hållbar framtid genom att minska behovet av pappersprodukter och därmed skydda våra skogar. Hjälp till att driva utvecklingen framåt genom att stödja övergången till digitala kvitton.

Digitala kvitton till företaget vid köp

Ett digitalt kvitto är en fullt godkänd verifikation som du inte behöver skriva ut på papper. Digitala kvitton måste dock enligt bokföringslagen sparas i sju år.

Den nya lagändringen och hur den påverkar företag

Nyligen presenterade regeringen en lagändring som kommer innebära förändrade krav kring huruvida fysiska kvitton måste sparas om det finns en digital variant. Förändringen i lagen började gälla från den 1 juli 2024.

Den nya lagändringen innebär att pappershanteringen kan minska och processer kring kvittohantering och utlägg blir både smidigare och snabbare. Rent praktiskt innebär det att pappersmaterial med räkenskapsinformation bara behöver sparas tills dess att informationen sparats digitalt. 

Hur länge ska kvitton sparas?

Hur länge kvitton ska sparas beror på den ursprungliga formen. Får du ett kvitto i både pappersform och elektronisk form, i nära anslutning till varandra, kan företaget välja att presentera och spara kvitton i elektronisk form. Då behöver inte papperskvittot sparas. Notera att det elektroniska kvittot då ska sparas i 7 år.

Fota, mejla och bokföra kvitton – smidig utläggshantering

Det bästa är så klart om du kan få ett digitalt kvitto direkt vid tidpunkten för inköpet. Då blir hanteringen smidigast. Om du inte kan välja att få ett digitalt kvitto direkt från din leverantör har du ändå möjlighet att föra över dem till digital form. 

Det blir enklare att ha koll på siffrorna och inköpen om de är organiserade digitalt. Men kom ihåg att du just nu fortfarande måste spara originalet, det vill säga papperskvittot, i minst fyra år* och den digitala versionen måste sparas i sju år.

*Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får ett pappersdokumentet som överförts till ett digitalt format förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutade.

På jakt efter en mall för reseräkningar? Ladda ner vår mall – gratis.

Digitala kvitton från företaget vid försäljning

Det bästa är att använda elektronisk fakturahantering som är helt digital för dig, men där kunden kan få fakturan i önskat format. Elektronisk fakturahantering hanterar alla format, e-faktura, pdf- eller pappersfaktura. Om du skickar och tar emot e-fakturor registreras fakturauppgifterna automatiskt i ditt eller din kunds program.

Kom ihåg att du däremot fortfarande (med vissa undantag) måste ge din kund möjligheten att välja ett papperskvitto, oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt via till exempel Swish.

Läs mer om arkivering på Bokföringsnämndens webbplats. 

Lästips! Digital bokföring vs. papper – detta gäller för arkivering