Vad är en e-faktura?
En e-faktura skickas direkt från ett system till ett annat, utan att gå via papper eller mejl. Du som skickar en e-faktura slipper lägga tid på onöd admin och får ofta betalt snabbare. Kunden slipper papper, mejl som drunkar i inboxen och krångliga OCR-nummer. En riktig win-win situation!
Hur du skickar en e-faktura
Till företag
1. Kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor
Gå till Försäljning - Kunder i Spiris, där du sköter din fakturering. Välj en kund och redigera. Välj Kontrollera längst upp till höger under E-fakturor. Om kunden kan ta emot e-fakturor kommer du få en bekräftelse om det här.
2. Skapa och skicka fakturan
Nu kan du skapa fakturan! Det gör du under Försäljning - Kundfakturor. Skapa fakturan och välj Bokför och skicka e-faktura.
Till privatperson via Kivra
1. Kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor
För att ta reda på om en privatperson kan ta emot e-fakturor via Kivra, redigerar du kunduppgifterna och lägger till kundens personnummer (10 eller 12 siffror) eller e-postadress.
2. Skapa och skicka fakturan
Om kunden är ansluten till Kivra kommer alternativet Skicka till Kivra vara tillgängligt när du ska skicka fakturan.
Vanliga frågor
Funktionen att skicka e-fakturor finns redo för dig i Spiris. Du kan skicka alla fakturor som e-fakturor, oavsett om du skickar dem en åt gången, skickar till flera mottagare samtidigt eller om du skapar återkommande fakturor!
Läs mer om att skicka e-fakturor.
Om en e-faktura av någon anledning inte kan levereras till kunden visas en röd markering i fakturalistan. Det betyder att fakturan är stoppad. En orsak till att en faktura stoppas kan vara att den saknar referenskod, eller att det är något fel i referenskoden.
Öppna fakturan och läs i historiken om varför den stoppats. Om felet beror på referenskoden kan du skicka om fakturan när den rättats.
Om du har angett organisationsnummer, en e-postadress eller ett personnummer (10 eller 12 siffror) för din kund, kontrollerar programmet automatiskt om kunden kan ta emot e-fakturor när du skapar en faktura. Du får ett litet meddelande om det i fakturavyn. Du kan även kontrollera om kunden kan ta emot e-fakturor genom att öppna kunden i redigeringsläge och välj Kontrollera.
Läs mer om att göra en kontroll av mottagare av e-fakturor.
Om en kund som har möjlighet att ta emot e-fakturor inte har aktiverat funktionen hos sig, kan du skicka en förfrågan till kunden och be kunden aktivera sig som mottagare av e-fakturor.
Om du inte hittar din kund genom att söka efter fakturamottagare, men vet att din kund gärna tar emot e-fakturor, kan du skicka kundens uppgifter till oss så att vi kan lägga till kunden som mottagare.
För att lägga in din kunds referenskod går du till Försäljning - Kunder och väljer kunden i listan om det är en befintlig kund. Välj sedan Redigera och knappen Kontrollera längst upp till höger under E-fakturor. Välj sedan en mottagare och knappen Välj markerad. Ett fält för referenskod visas då och du kan fylla i koden.
Referenskoden finns med i filen för e-fakturan, men skrivs inte ut på fakturaunderlaget.