Så här enkelt är det
1. Aktivera digitala fakturor
I Spiris, gå till Fler funktioner- Ta emot fakturor för att lägga till funktionen.
2. Be dina leverantörer att skicka digitala fakturor
Meddela dina leverantörer att du vill få digitala fakturor. Läs mer om hur under vanliga frågor längre ner på sidan.
3. Hantera mottagna fakturor
Under fliken Inköp - Leverantörsfakturor - Utkast kommer fakturorna in. Se över uppgifterna och lägg in vad fakturan avser. Klicka på Bokför!
4. Klart!
Fakturan är bokförd och om du har bankkoppling förs fakturorna automatiskt över till banken och betelas. Klart!
Två smidiga sätt att ta emot fakturor
Som e-faktura
En e-faktura skickas direkt från leverantörens system till Spiris, utan att gå via papper eller mejl. Fakturan läses in automatiskt, så du slipper fylla i alla uppgifter manuellt. När fakturan landar hos dig är allt ifyllt och klart – klicka bara på Bokför och betala. Inga mellansteg – snacka om tidsbesparing!
Psst…Visste du att e-faktura är det enklaste och säkraste sättet att ta emot en faktura på?
Via e-post direkt in i Spiris
Har du leverantörer som fortfarande skickar PDF-fakturor? Ingen fara! När du aktiverar funktionen kan du välja att få en unik mejladress som din leverantör kan skicka PDF-fakturan till. PDF-fakturan omvandlas till en digital faktura och hamnar direkt i Spiris. På så sätt kan du ta emot digitala fakturor även från leverantörer som ännu inte skickar e-fakturor!
Varför ska leverantörerna inte mejla fakturan till min vanliga mejl? Att hantera en PDF-faktura är som att skriva ut ett digitalt dokument bara för att skanna in det igen – onödigt. Varför ta omvägen när det kan skickas direkt?
Spara tid & cash
Letar du alltid efter fler timmar på dygnet? Räkna ut hur mycket du kan spara på att digitalisera fakturahanteringen.
Kalkylen är baserad på kostnaden för uppskattad tid som manuell hantering av pappersfakturor kräver, jämfört med kostnaden för uppskattad tid för digital fakturering i Spiris.
Hur många leverantörsfakturor/månad får ni?
Hur många kundfakturor/månad skickar ni?
Detta är vad du sparar per månad:
14:45 timmar:minuter
5 478 kronor
Förutom att spara tid och pengar så…
...säger du hejdå till fel!
Du kan alltid vara säker på att rätt uppgifter kommer in.
...får du allt på ett ställe!
Inga mer fakturajakter genom olika inkorgar eller mappar. Alla fakturor trillar in på samma ställe, vilket ger dig full koll över alla utgifter.
...räddar du världen lite grann!
Genom att minska pappersanvändningen och gå över till digitala lösningar hjälper du både miljön och gör din verksamhet effektivare. Alla parter blir också lite gladare och mycket mer lönsamma!
Vanliga frågor
Du lägger till funktionen under Fler funktioner - Digitala fakturor- Ta emot fakturor.
När du lägger till funktionen Ta emot e-fakturor läggs ditt företag till i Spiris register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo att ta emot e-fakturor.
När du lägger till funktionen Ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. Den visas under Inköp - Bildunderlag.
E-faktura
För att bjuda in dina leverantörer till att skicka e-fakturor till dig, går du till Inköp - Leverantörer där du sköter din bokföring och klickar på länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor längst ner till vänster i fönstret, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån. Här kommer du kunna mejla dina leverantörer och be dem skicka e-fakturor till dig i fortsättningen.
Om du inte har alla dina leverantörers e-postadresser kan du istället gå till Fler funktioner och välja Ta emot fakturor. Där kan du ladda ner ett informationsblad i pdf-format som du kan skicka till dina leverantörer.
Vissa större leverantörer har inte stöd för att skicka e-faktura till dig per automatik, och då måste du ansöka om att få e-fakturor från leverantören. Under de här frågorna hittar du hur du går tillväga och till vilka leverantörer du behöver ansöka om e-faktura för.
E-post direkt till Spiris
Du hittar din unika e-postadress under Inköp - Bildunderlag längst ner till vänster. Den här kan du sedan dela till dina leverantörer så de kan börja skicka sina fakturor hit.
När en leverantör skickar en e-faktura till dig får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna e-fakturorna under Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
När en leverantör skickar e-post direkt till Spiris får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna fakturorna under Inköp - Bildunderlag.
Om du tar emot e-fakturor kan du lita på att alla uppgifter om fakturan blir rätt registrerade, eftersom de skickas i elektronisk form direkt från leverantörens program till ditt, och behöver inte tolkas eller knappas in manuellt däremellan.
Om du tar emot fakturor via e-post direkt i Spiris kommer programmet att tolka fakturaunderlaget. Om det är någon uppgift som inte tolkas behöver det läggas till manuellt på fakturan.
Ja. Om leverantören inte finns inlagd sedan tidigare skapas och sparas den automatiskt.
Läs mer i den skrivna hjälpen: Ta emot e-fakturor.
Beställ e-faktura från din leverantör
Vissa större leverantörer har inte stöd för att skicka dig e-faktura per automatik, men vi hjälper dig på vägen! Förutsättningen är att du valt att ta emot e-fakturor under företagsinställningar.