Semester egenföretagare: så planerar du ledigheten smart

Här går vi igenom vad som gäller kring semester för egenföretagare och hur du kan förbereda både kunder, ekonomi och verksamhet inför ledigheten.

1. Ta semester som egenföretagare: planera i god tid

Fakturera direkt
Det finns ingen vinnare på sent skickade fakturor. Se till att dina fakturor går iväg direkt så att du får betalt så snabbt som möjligt innan semestern börjar. Idag finns smidiga lösningar som skickar dina fakturor digitalt och kanske ännu enklare – direkt från mobilen. Kopplat till ett bokföringsprogram blir hanteringen både enklare och säkrare. För många egenföretagare är det viktigt att ha koll på pengarna innan ledigheten eftersom semester som egenföretagare sällan innebär betald semester på samma sätt som för anställda.

Webben
Det absolut viktigaste är att pengarna fortsätter att rulla in även under semestermånaderna. Har du idag ingen hemsida bör du skaffa det och sökmotoroptimera den. Ännu bättre är om du kan sälja på nätet genom en webbshop eller automatiserade tjänster. Då kan företaget fortsätta generera intäkter även när du är ledig. Kanske kan en AI-assistent hjälpa till att svara kunder under tiden?

2. Informera kunder och anställda i enskild firma inför semestern

Kunder
Ta fram ett tydligt budskap kring vad som gäller i sommar och använd alla relevanta kanaler för att nå ut: sociala medier, webben, autosvar och kundtjänstpersonal. Du vill uppfattas som tydlig, därför är det bra om kunden nås av samma information överallt. Kanske är ert budskap att ni har öppet som vanligt hela sommaren? Eller att svarstiderna blir längre under vissa veckor? Finns det risk att kunder känner sig bortglömda när ingen är på plats? Tänk igenom detta i god tid innan ledigheten börjar.

Tips! Använd våra gratismallar för semesterplanering när du ska sätta semestrarna.

Leverantörer och partners
Vad kan de förvänta sig under sommaren och vem ska de kontakta vid frågor? Informera genom era vanliga kanaler och publicera gärna informationen på webben tillsammans med kundinformationen. Om vissa leverantörer eller partners påverkas extra mycket kan de behöva få information direkt.

Anställda och vikarier
Det är extra viktigt att informera vikarier och kundtjänstpersonal, men all personal behöver känna till särskilda rutiner, öppettider, jourscheman och ansvariga kontaktpersoner under sommaren. Sätt samman tydlig information som ger anställda rätt förutsättningar att hantera situationer som kan uppstå under ledigheten.

Använd gärna flera olika kanaler: mejl, digitala möten, intranät eller gruppchattar. Det kan också vara bra att ta fram gemensamma frånvarosvar som alla anställda kan använda.

3. Delegera ansvar och bevaka inboxar under semestern

Se över resurserna
Vilken personal är på plats och hur länge arbetar de? Finns någon nyckelroll som behöver bemannas? Försök redan innan semestern få koll på både din egen och dina anställdas tid och beläggning, särskilt om ni arbetar i projekt.

Tips! I ekonomiplattformen Spiris finns funktionen Tid & Projektplanering - prova gratis!

Delegera chefsansvaret
Om det behövs kan du delegera attesträtt och beslutanderätt till en chefskollega. Informera alla om vem som ansvarar för verksamheten vecka för vecka.

Med Signering kan du dessutom signera avtal och överenskommelser digitalt utan fysisk kontakt. Identifieringen sker tryggt med BankID och avtalet sparas digitalt i sju år.

Bevaka varandras inboxar
Det kan vara väldigt bra att ge någon annan tillgång till din mejl. Då kan den personen bevaka inboxen, läsa och svara åt dig. Ingenting riskerar att falla mellan stolarna. 

Skapa joursystem
När kollegor är på semester kan det bli mycket att göra för dem som arbetar kvar. Fördelning av arbetsuppgifter enligt ett jourschema kan därför skapa lugn och struktur. I vissa verksamheter behöver även kunder och andra kontaktpersoner veta vem som är i tjänst under olika perioder. 

Akuta ärenden och kriser
Informera om vilka kontaktvägar till dig som gäller vid kris. Berätta löpande under vilka tider du inte kommer att vara nåbar och vem som är stand-in. Särskilt vikarier måste informeras om vem de ska vända sig till. 

4. Planera löner, semesterlön och ekonomi

Håll koll på fakturor
Skapa rutiner för hur fakturor ska betalas och vem som ansvarar för dem under sommaren. Se också till att personer som hanterar fakturor vet hur de ska agera om en bluffaktura dyker upp.

Skatter
Planera i förväg. Kolla upp vilka datum som gäller för inbetalning av exempelvis moms. Använd gärna Skatteverkets e-tjänster.

Löner, semesterersättning och löneprogram
Du vill ha semester, samtidigt som löner, semesterlön och semesterersättning ska hanteras korrekt enligt semesterlagen. Det finns idag digitala löneprogram som gör stora delar av processen automatiskt och hjälper företag att hantera både semesteruträkningar och löneutbetalningar.

Ett bra löneprogram ska bland annat kunna hantera:

• semesterlön
• semesterersättning
• arbetstidsförkortning
• kontrolluppgifter
• anställdas scheman och avvikelser

Med rätt system blir det enklare för både arbetsgivare och anställda att få koll på semestern. 

Lästips: Så räknar du ut semesterlönen

5. Dina egna semesterrutiner som egenföretagare

Håll dig flytande
Kanske räcker det att kolla mejlen en gång i veckan, eller passar det bättre en liten stund varje dag? Välj dina tider så att du vet när du har semester och när du trots allt är på jobbet mentalt. Eller kan du nästan helt släppa företaget eftersom du vet att din ersättare gör ett bra jobb? 

Sök istället för att mappa
Mejlen är ingen att göra-lista, prioritera och märk upp trådar du inte får tappa. Svara bara om du måste. Du har semester!

Prioritera och förbered återkomsten
Avsluta det du kan och prioritera. Säkert är det ett eller annat som du måste hålla koll på under din ledighet, men försök minimera den listan. Gör en lista på vad du ska ta tag i när du är tillbaka – i en preliminär prioriteringsordning. Det skapar lugn.

"Semester är den ledighet som utgår för att de anställda ska påminnas om att företaget klarar sig utan dem." 
Earl Wilson, journalist och kolumnist

6. Var beredd på bedragare även under semestern

Även små företag behöver bra rutiner kring beställningar och betalningar under sommaren. Diskutera hur ni ska agera om en bluffaktura landar i inkorgen eller en aggressiv försäljare ringer. Med tydliga rutiner och en bra policy kan både företagare och anställda minska risken att bli lurade under ledigheten.

Lästips: Skydda dig mot bedrägerier

7. Betald semester: kan du lägga semestern där det passar?

Sedan var det detta med kostnader i samband med semester. För det handlar inte bara om att ha koll på omsättningen, få in affärer och säkerställa interna rutiner – utan också om personalkostnader, semesterlön och planering inför ledigheten.

Många företagare funderar därför på om semestern måste ligga under sommaren eller om den kan förläggas vid andra tider på året. Enligt semesterlagen har anställda rätt till fyra veckors sammanhängande ledighet under perioden juni till augusti. Om det finns särskilda skäl kan du som arbetsgivare i vissa fall ha rätt att ändra förläggningen av semestern, men det är viktigt att kontrollera vad som gäller för just din verksamhet innan beslut fattas.

Driver du eget aktiebolag och har anställda behöver du alltså planera semestern i god tid så att både verksamheten och personalens behov fungerar tillsammans. Ofta går det att hitta lösningar som fungerar bra för alla parter genom tydlig kommunikation och framförhållning.

Det bästa är självklart om du kommer överens med personalen om hur ni vill lägga upp ledigheten. Nöjda och glada medarbetare skapar trots allt ofta de bästa affärerna.