Årsredovisning online: så funkar det att lämna in årsredovisning digitalt

För många aktiebolag är digital årsredovisning idag det enklaste sättet att lämna in årsredovisningen och revisionsberättelsen till Bolagsverket.

Men först kan det vara bra att ha koll på hur processen går till. Byråkratiskt är det, vi vet. Men det kan trots allt gå rätt smidigt när du har koll på stegen och använder dig av de digitala tjänster som finns. Häng med så går vi igenom det tillsammans.

Tips! Upptäck vår deklaration och årsredovisning som är inbyggt i Spiris bokföringsprogram

Lämna in årsredovisningen digitalt: så fungerar processen

När du ska lämna in årsredovisningen digitalt behöver företaget först upprätta en årsredovisning enligt K2 eller K3. Om företaget har revisor ska även revisionsberättelsen tas fram innan årsredovisningen skickas in.

Hela styrelsen måste skriva under årsredovisningen innan den lämnas in. Det går att signera årsredovisning digitalt genom e-signering eller elektroniska underskrifter, vilket gör processen enklare för företag med flera styrelseledamöter.

När årsredovisningen är klar sker digital inlämning av årsredovisning vanligtvis genom ett bokföringsprogram eller en programvara med stöd för digital inlämning hos Bolagsverket.

Processen brukar se ut så här:

• företaget gör sin årsredovisning digitalt
• styrelsen signerar dokumenten digitalt
• fastställelseintyget skapas
• företaget laddar upp årsredovisningen till Bolagsverkets tjänst
• företrädaren loggar in med e-legitimation
• fastställelseintyget signeras digitalt
• årsredovisningen skickas in till Bolagsverket

När företaget skickar in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket får man ofta snabb återkoppling om något saknas eller behöver kompletteras.

Digital inlämning av årsredovisning hos Bolagsverket

Bolagsverket erbjuder idag stöd för digital inlämning av årsredovisningar för aktiebolag. För att kunna lämna in årsredovisningen digitalt behöver företaget använda en tjänst eller programvara som stödjer Bolagsverkets format.

Vid digital inlämning används ofta formatet iXBRL, vilket gör att årsredovisningen kan läsas både av människor och digitala system. Det gör hela processen mer effektiv och minskar risken för fel vid hantering av årsredovisningar.

För att logga in och signera handlingarna behövs vanligtvis:

• personnummer och e-legitimation
• mobilt BankID eller annan e-legitimation
• behörighet att företräda företaget

När företaget loggar in hos Bolagsverket granskas handlingarna innan årsredovisningen skickas in digitalt.

Skicka in årsredovisningen digitalt eller på papper?

Företag kan fortfarande lämna in årsredovisningen på papper, men allt fler väljer digital årsredovisning eftersom det går snabbare och är enklare att hantera.

Om årsredovisningen lämnas in på papper måste originalet skrivas under med fysisk underskrift. Företaget behöver då också skicka in en bestyrkt kopia till Bolagsverket.

Vid digital inlämning kan istället elektroniska underskrifter användas. Originalet blir då en digital originalhandling som sparas digitalt hos företaget.

Det är viktigt att årsredovisningen och revisionsberättelsen lämnas in i samma format. Om årsredovisningen skickas in digitalt måste även revisionsberättelsen skickas in digitalt.

Du ska skriva under fastställelseintyget innan årsredovisningen skickas in

Fastställelseintyget är en viktig del av processen när företag ska lämna in årsredovisningen digitalt. Fastställelseintyget ska visa att årsredovisningen har fastställts på årsstämman och att rätt beslut har fattats.

Det är endast en företrädare för företaget som ska skriva under fastställelseintyget. Det ska vara en styrelseledamot eller vd.

När företaget använder digital signering loggar företrädaren in hos Bolagsverket med e-legitimation och signerar fastställelseintyget digitalt innan årsredovisningen skickas in.

Om fastställelseintyget inte signeras inom 21 dagar tas handlingarna bort och måste laddas upp igen.

Vanliga frågor om digital årsredovisning

Måste hela styrelsen skriva under årsredovisningen?

Ja, hela styrelsen måste skriva under årsredovisningen innan den lämnas in. Det gäller både vid digital och fysisk signering.

Är årsredovisningen inlämnad när den signerats digitalt?

Nej. Att signera årsredovisningen digitalt innebär bara att dokumentet skrivits under elektroniskt. Företaget måste fortfarande logga in hos Bolagsverket och genomföra själva inlämningen.

Kan man lämna in årsredovisningen digitalt och revisionsberättelsen på papper?

Nej. Årsredovisningen och revisionsberättelsen måste lämnas in i samma format.

Kan man signera digitalt men lämna in på papper?

Ja, det går. Då behöver företaget bifoga information som visar vilka elektroniska underskrifter som använts och när dokumenten signerades.

Går det att följa processen hos Bolagsverket?

Ja, många program med stöd för digital inlämning visar status för årsredovisningen genom hela processen.

Gör din årsredovisning digitalt med Spiris

Med Spiris kan du göra din årsredovisning digitalt från början till slut. Du får stöd för digital inlämning av årsredovisning, digital signering och smidig hantering av hela processen direkt i programmet.

Genom att samla bokföring, bokslut och årsredovisning online på samma plats blir det enklare att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket utan onödigt pappersarbete.