Så enkelt är det
1. Aktivera digitala fakturor
I Spiris, gå till Fler funktioner- Ta emot fakturor för att lägga till funktionen.
2. Be dina leverantörer att skicka digitala fakturor
Meddela dina leverantörer att du vill få digitala fakturor. Läs mer om hur under vanliga frågor längre ner på sidan.
3. Hantera mottagna fakturor
Under fliken Inköp kommer fakturorna in. Programmet hjälper till med automatisk bokföringshjälp på fakturorna, så det enda du behöver göra är att se över uppgifterna och klicka på Bokför! I vissa fall behöver du lägga in ett konto som förklarar vad fakturan avser.
4. Klart!
Fakturan är bokförd och om du har bankkoppling förs fakturorna automatiskt över till banken och betalas.
Två smidiga sätt att ta emot fakturor
Som e-faktura
När du tar emot en e-faktura skickas den direkt från leverantörens system till Spiris, helt utan papper, mejl eller manuellt krångel. Alla uppgifter läses in automatiskt, så när fakturan landar hos dig är allt redan ifyllt och klart.
Psst! Visste du att e-faktura är det enklaste och säkraste sättet att ta emot en faktura på?
Via e-post direkt in i Spiris
Har du leverantörer som fortfarande skickar PDF-fakturor? Ingen fara. När du aktiverar den här funktionen får du en unik mejladress som leverantören kan skicka fakturan till. Då omvandlas PDF-fakturan automatiskt till en digital faktura som landar direkt i Spiris, precis där du vill ha den.
Varför inte bara ta emot den i min vanliga inkorg?
Att ta emot PDF-fakturor i mejlen kräver manuellt jobb, det är ungefär som att skriva ut ett dokument bara för att skanna in det igen. Onödigt omständligt, eller hur? Skicka fakturan direkt till din Spiris-mejladress stället, så sparar du både tid och klick.
Spara tid & cash
Letar du alltid efter fler timmar på dygnet? Räkna ut hur mycket du kan spara på att digitalisera fakturahanteringen.
Kalkylen är baserad på kostnaden för uppskattad tid som manuell hantering av pappersfakturor kräver, jämfört med kostnaden för uppskattad tid för digital fakturering i Spiris.
Hur många leverantörsfakturor/månad får ni?
Hur många kundfakturor/månad skickar ni?
Detta är vad du sparar per månad:
14:45 timmar:minuter
5 478 kronor
Förutom att spara tid och pengar så…
...säger du hejdå till fel!
Du får automatisk bokföringshjälp på fakturorna.
...får du allt på ett ställe!
Inga mer fakturajakter genom olika inkorgar eller mappar. Alla fakturor trillar in på samma ställe, vilket ger dig full koll över alla utgifter.
...räddar du världen lite grann!
Genom att minska pappersanvändningen och gå över till digitala lösningar hjälper du både miljön och gör din verksamhet effektivare. Alla parter blir också lite gladare och mycket mer lönsamma!
Vanliga frågor
Du lägger till funktionen under Fler funktioner - Digitala fakturor- Ta emot fakturor.
När du lägger till funktionen Ta emot e-fakturor läggs ditt företag till i Spiris register av e-fakturamottagare. Det innebär att dina leverantörer kan se att ditt företag är redo att ta emot e-fakturor.
När du lägger till funktionen Ta emot fakturor via e-post skapas en unik e-postadress som du kan dela med dina leverantörer. Den visas under Inköp - Bildunderlag.
När du arbetar med digitala fakturor, får du automatisk bokföringshjälp på leverantörsfakturorna.
Det innebär att:
- Information om leverantören hämtas in och fylls i automatiskt
- Fakturauppgifter fylls i automatiskt
- Bokföringskonton föreslås eller fylls i automatiskt
E-faktura
För att bjuda in dina leverantörer till att skicka e-fakturor till dig, går du till Inköp - Leverantörer där du sköter din bokföring och klickar på länken Bjud in leverantör till att skicka e-fakturor längst ner till vänster i fönstret, eller redigera en leverantör och välj samma länk därifrån. Här kommer du kunna mejla dina leverantörer och be dem skicka e-fakturor till dig i fortsättningen.
Om du inte har alla dina leverantörers e-postadresser kan du istället gå till Fler funktioner och välja Ta emot fakturor. Där kan du ladda ner ett informationsblad i pdf-format som du kan skicka till dina leverantörer.
Vissa större leverantörer har inte stöd för att skicka e-faktura till dig per automatik, och då måste du ansöka om att få e-fakturor från leverantören. Under de här frågorna hittar du hur du går tillväga och till vilka leverantörer du behöver ansöka om e-faktura för.
E-post direkt till Spiris
Du hittar din unika e-postadress under Inköp - Bildunderlag längst ner till vänster. Den här kan du sedan dela till dina leverantörer så de kan börja skicka sina fakturor hit.
När en leverantör skickar en e-faktura till dig får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna e-fakturorna under Inköp - Leverantörsfakturor och fliken Utkast.
När en leverantör skickar e-post direkt till Spiris får du en notifiering. Du hittar sedan de mottagna fakturorna under Inköp - Bildunderlag.
Ja. Om leverantören inte finns inlagd sedan tidigare skapas och sparas den automatiskt.
Läs mer i den skrivna hjälpen: Ta emot e-fakturor.
Om du tar emot e-fakturor kan du lita på att alla uppgifter om fakturan blir rätt registrerade, eftersom de skickas i elektronisk form direkt från leverantörens program till ditt, och behöver inte tolkas eller knappas in manuellt däremellan.
Om du tar emot fakturor via e-post direkt i Spiris kommer programmet hjälpa till att fylla i uppgifterna på fakturaunderlaget. Om det är någon uppgift som inte kan fyllas i, behöver det läggas till manuellt.
Beställ e-faktura från din leverantör
Vissa större leverantörer har inte stöd för att skicka dig e-faktura per automatik, men vi hjälper dig på vägen! Förutsättningen är att du valt att ta emot e-fakturor under företagsinställningar.