Avdrag enskild firma och aktiebolag: missa inte avdragen i deklarationen

Rätt avdrag kan göra stor skillnad för företagets skatt, men reglerna skiljer sig åt mellan enskild näringsverksamhet och aktiebolag. I den här guiden går vi igenom avdrag enskild firma, avdrag aktiebolag och vanliga misstag, så att du kan göra rätt från början.

Vad innebär avdrag och varför är de viktiga?

Ett avdrag innebär att du minskar resultatet som beskattas. Enkelt uttryckt: du betalar mindre skatt och får mer pengar kvar i företaget. För att en kostnad ska vara avdragsgill måste den vara kopplad till verksamheten och behövas för att kunna driva företaget.

Alla företag får göra avdrag, men vilka avdrag du får göra beror på företagsform, typ av kostnad och hur den används. Vissa avdrag är direkt avdragsgilla, andra ska fördelas över flera år.

Avdragen du bara inte får missa

Dator och programvara – så mycket får du dra av

När det gäller datorer och annan utrustning är det viktigt att titta på både pris och användningstid. Du får dra av hela beloppet direkt om datorn kostar högst ett halvt prisbasbelopp och har en ekonomisk livslängd på högst tre år. Med andra ord: om livslängden är högst tre år och kostnaden håller sig under gränsen är den direkt avdragsgill.

Om kostnaden överstiger ett halvt prisbasbelopp behöver du istället skriva av datorn över flera år. Samma princip gäller oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag.

När det gäller programvara är standardiserade program avdragsgilla direkt. Programvara som är specialutvecklad för verksamheten behandlas däremot som inventarier och skrivs av över tid.

Mobil och abonnemang

Mobiltelefoner och abonnemang som används i företaget räknas som avdragsgilla kostnader. Det gäller både i enskild firma och aktiebolag, så länge användningen har koppling till verksamheten. Även om mobilen används delvis privat kan kostnaden vara avdragsgill, förutsatt att den är nödvändig för att kunna driva företaget.

Mobiltelefoner ses ofta som förbrukningsinventarier, vilket gör att du i många fall får dra av kostnaden direkt.

Bil

Bilkostnader är ett område där skillnaden mellan företagsformerna blir tydlig.

I aktiebolag kan du få skattefri ersättning med 25 kronor per mil för tjänsteresor som görs med privat bil. På denna ersättning betalar bolaget varken skatt eller arbetsgivaravgifter. Utöver milersättningen är även kostnader för parkering, trängselskatt, bro-, färje- och tunnelavgifter avdragsgilla när de uppstår i tjänsten.

I enskild näringsverksamhet gör du istället avdrag direkt i verksamheten med 25 kronor per mil. Avdraget minskar både skatt och egenavgifter. Även här är kostnader för parkering och vägavgifter avdragsgilla, och avdraget gäller även om bilen är lånad.

Relaterad läsning: Skatteexpertens bästa deklarationstips

Avdragen du (kanske) inte visste fanns

Friskvård och motion: då får du göra avdrag

Friskvård är en skattefri personalförmån i aktiebolag, men det finns tydliga regler för hur den får användas: Arbetsgivare kan erbjuda sina anställda ett friskvårdsbidrag att använda för motion eller annan friskvård, som den anställde själv väljer inom ramen för arbetsgivarens godkännande.

För att friskvårdsbidraget ska vara skattefritt krävs att det erbjuds med lika stort belopp och på samma villkor till hela personalen. Det måste dessutom vara av mindre värde. Skatteverket anser att 5 000 kronor inklusive moms per anställd och år utgör ett mindre värde. Vissa kostnader för välmående och motion är nödvändiga för att individer ska kunna fortsätta arbeta och är avdragsgilla under vissa förutsättningar.

Om arbetsgivaren erbjuder ett friskvårdsbidrag som överstiger 5 000 kronor, ska de anställda beskattas på hela beloppet. Friskvårdsbidraget kan endast användas för motions- och friskvårdsaktiviteter som är av enklare slag. Numera ses också ridning, golf, segling och utförsåkning som sporter av enklare slag. Om arbetsgivaren ersätter en anställd för dennes utlägg för en aktivitet som inte är av enklare slag, så ska den anställde beskattas såsom för lön för hela beloppet.

En aktivitet som kostar mer än 1 000 kronor inklusive moms för ett tillfälle uppfyller inte kraven för enklare slag och mindre värde. En sådan aktivitet ska beskattas. Det innebär att det kan vara bättre att köpa exempelvis liftkort dag för dag istället för en hel vecka om man vill att den ska vara skattefri.

Ägare till enskilda firmor kan inte dra av för sin friskvård. Gymkort till firmaägaren som idkar enskild näringsverksamhet till exempel, går inte. En aktiebolagsägare kan däremot dra av eftersom hen räknas som anställd.

Avdrag för representation

Kostnader för representation kan vara avdragsgilla men det finns viktiga skillnader mellan enskild näringsverksamhet och aktiebolag.

• Aktiebolag: Utgifter för representation, såsom affärsluncher och kundevent, kan vara delvis avdragsgilla. Endast fika och enklare förtäring är fullt avdragsgilla.

• Enskild firma: Avdrag för representation är mycket begränsat. Du kan dra av moms på måltider upp till 300 kr/person men själva kostnaden för mat och dryck är i regel inte avdragsgill.

• Gäller både intern och extern representation, men det måste finnas en tydlig koppling till verksamheten.

Facklitteratur

Facklitteratur som du behöver för att kunna utföra ditt arbete är avdragsgill, så länge den är direkt kopplad till verksamheten. Det gäller både i enskild firma och aktiebolag. Däremot medges inget avdrag för allmän litteratur, dagstidningar eller material som har tydlig privat karaktär.

Kontoret

Avdrag för kontoret enskild firma

Om du använder en särskild lokal i din bostad som är avsatt för ditt företag får du göra avdrag för en skälig del av de löpande kostnaderna för drift som till exempel värme, ström, vatten och förslitning. Du får också göra avdrag för de utgifter som direkt hör till näringsverksamheten. Om du inte har en särskilt inrättad del i bostaden till verksamheten, kan du fortfarande få avdrag, dock inte så mycket. Du får ett schablonavdrag för arbetsrum i bostaden under förutsättningen att du under beskattningsåret arbetat minst 800 timmar där. Du får avdrag med 2000 kr per år om arbetsrummet finns i en fastighet som ägs av dig eller din maka eller make.

Har du arbetsrummet i en bostadsrätt eller en hyresrätt får du göra ett avdrag med 4000 kr per år. I detta schablonavdrag ingår samtliga merkostnader för arbetsrum i bostaden som kostnader för värme, vatten, el, internet och bredband, med mera.

Relaterad läsning: 8 avdrag för hemmakontoret för dig som har eget företag

Avdrag för kontoret aktiebolag

Om du hyr ut din privatbostad eller hyresrätt till din, eller någon närståendes, uppdrags- eller arbetsgivare eller till ditt eget bolag får du enbart avdrag för den ökning av kostnaderna som uthyrningen har medfört (din faktiska merkostnad). Den hyresersättning du då får från ditt aktiebolag kommer efter avdrag att beskattas i inkomstslaget kapital med 30 procent om den anses som marknadsmässig. Skulle du ta ut en ersättning som är högre än så, kommer beskattningen för denna del att ske i tjänst. Det måste finnas ett hyresavtal och ett behov av lokalen för aktiebolaget, annars fungerar det inte.

Den hyra som ditt aktiebolag betalar till dig privat, är avdragsgill i aktiebolaget. Det som gäller aktiebolag gäller också handelsbolag eftersom handelsbolaget är en juridisk person.

Avdrag för utbildning: kurskostnader

En kurs eller konferens är avdragsgill om den är till nytta för företaget och det finns ett utarbetat kursprogram. Enligt praxis bör den matnyttiga delen av en kurs eller en konferens pågå minst 6 timmar per dag eller ca 30 timmar under en femdagarsvecka.

En väldigt lång eller helt allmän utbildning, till exempel körkortsutbildning, är inte avdragsgill. Inte heller yrkesutbildningar. Istället blir kostnaden avdragsgill som för lön och den anställde riskerar förmånsbeskattning. Inom EU gäller samma regler som i Sverige. Är kursen utanför EU så görs en jämförelse om det är ekonomiskt försvarbart. Det kan också ha betydelse om kursen finns i Sverige till lägre kostnad. Reglerna är desamma för aktiebolag och enskild näringsverksamhet.

Försäkringar

Du får göra avdrag för de utgifter för försäkringar som hör till din näringsverksamhet, såsom olycksfallsförsäkring och sjuk- och hälsovårdsförsäkring. Du får dock inte göra avdrag för försäkringar som är avsedda för privat bruk.

Avdrag för bokföring och deklarationer

Du får avdrag för utgifter som löpande bokföring och deklarationer kopplade till företagets verksamhet, såsom moms- eller arbetsgivardeklaration. Däremot är hjälp med inkomstdeklarationen eller skatteprocesser som rör svensk inkomstskatt inte avdragsgill. Det innebär att du kan göra avdrag för utgifter som är direkt kopplade till att hålla din bokföring i ordning och uppfylla dina skyldigheter som arbetsgivare, men inte för personlig skatterådgivning eller hjälp med att upprätta din inkomstdeklaration.

Schablonavdrag i enskild näringsverksamhet

Schablonavdrag är en förenklad form av avdrag som kan användas i enskild firma för att minska beskattningen utan att behöva räkna på faktiska kostnader. De vanligaste schablonavdragen inkluderar:

• Kontor hemma: Se avsnittet ovan för detaljer om hur du kan göra avdrag för hemmakontor.

• Egenavgifter: Vid deklaration får du göra ett schablonavdrag för egenavgifter, vilket normalt är 25 procent av överskottet i verksamheten.

• Bilavdrag: Om du använder din privata bil i verksamheten kan du göra ett schablonavdrag på 25 kr per mil för tjänsteresor. Detta ersätter att redovisa faktiska bensin- och underhållskostnader.

Schablonavdrag förenklar bokföringen och gör det lättare att beräkna avdragsgilla kostnader, men det är viktigt att säkerställa att du uppfyller villkoren för varje avdrag.

Avdrag för kostnader du absolut inte ska göra

Det finns kostnader som inte är avdragsgilla trots att de i sig kan anses tillhöra den näringsverksamhet du bedriver. Avdragsförbudet gäller oavsett vilken företagsform vi än talar om, aktiebolag, enskild näringsverksamhet eller handelsbolag. Det gäller exempelvis:

• Böter och andra offentligrättsliga sanktionsavgifter

• Svenska allmänna skatter, ex inkomstskatt.

• Skattetillägg

• Förseningsavgifter och kontrollavgifter enligt skatteförfarandelagen

• Viten

• Kostnadsränta på skattekontot

• Felparkeringsavgifter

• Mutor

Advokatkostnader och rättegångskostnader är avdragsgilla om de är kostnader för att öka de skattepliktiga inkomsterna eller minska de avdragsgilla kostnaderna. Detta gäller oavsett företagsform.

Kan du vilka avdrag du får göra?

Vi fattar, avdrag kan låta krångligt. Men du grejar det! Testa dina kunskaper om skatteavdrag.

Gör testet nu