Börja från början
Byråprogram, klienthanterare, kunddatabas. Kärt barn har många namn.
Hos oss heter det Byråstöd och det är kärnan och stjärnan i din verksamhet. Det är här du hittar dina kunder och startar samarbeten, planerar och registrerar din tid och skapar fakturaunderlag till dina kunder.
I ditt byråstöd skapar du ett kundkort för respektive kund du arbetar med. Genom det kundkortet kommer du sen kunna låsa upp Spiris fulla potential.
Du behöver också se över vilka uppdrag du ska utföra åt dina kunder. Skapa helt egna uppdrag eller använd redan förinställda uppdrag, allt för att möta både dina och kundens behov.
När du skapar en kund väljer du vilka specifika uppdrag du vill koppla till just den kunden. Baserat på dina val kan du också använda dig av automatiska bevakningar för att exempelvis hålla koll på när lönekörningen ska göras, eller om bokslutet är inlämnat till Bolagsverket.
Precis som med uppdragen så skapar du generella prislistor, där du bestämmer hur mycket dina tjänster kostar.
Hett tips: Vi rekommenderar att du arbetar med fasta priser, så för dig som vill veta mer om hur du går från timdebitering till fasta priser. Häng med på den kostnadsfria utbildningen: Framgång med fastpris
När du skapar din kund väljer du vilken prislista kunden ska ha. Men du kan självklart justera priset på kundnivå efter behov.
Vill du anpassa dina priser? Koppla prislista till kund
När kunden finns upplagd är du redo att aktivera ett samarbete med kunden. Beroende på vilka behov du och kunden har, finns det olika funktioner att koppla på.
Lär dig allt om att Samarbeta med dina kunder
Vi har sammanställt precis hela flödet i den skrivna hjälpen.
Beroende på om du är administratör eller användare kan dina inställningar skilja sig från varandra.
Hjälp, jag är:
Bokföring & Fakturering
När det är dags för dig att bokföra och fakturera för byråns räkning, då sköter du det såklart i Spiris. Här hittar du den snabbaste av alla kom igång-guider. Det här löser du!
På din översikt hittar du tips och en överblick över hur det går för din byrå.
Här skapar du upp byråns kundfakturor. De fakturaunderlag du skapar i byråstödet skickas över hit, redo för dig att skicka vidare till din kund.
Självklart kan du också lägga till fler artiklar och kunder här.
Har du fakturor att betala? Här registrerar du leverantörer, och leverantörsfakturor. Eventuella bildunderlag och e-fakturor hittar du i den här delen av programmet.
Här kan du importera kontoutdrag och bokföra alla transaktioner som görs genom dina företagskonton.
Om du arbetar med en bankkoppling får du automatiskt in dina bankhändelser här.
Här kan du skapa upp din momsredovisning, hantera anläggningstillgångar och skriva ut rapporter.
Här hittar du dina inställningar, importerar och exporterar uppgifter, och hanterar dina bankkopplingar.
Här har vi samlat våra bästa tips: Jobba på bästa sätt
Lönehanteringen
Byråns löner ska såklart också betalas ut. Använder du funktionen för tidsregistering är halva jobbet redan gjort. Underlaget finns redo till byråmedarbetarnas lönebesked. Det är bara för dig att färdigställa uppgifterna, betala ut och sen är allt bokfört och klart!
Tänk att kunna skapa din lönekörning, betala ut lönen, skicka iväg arbetsgivardeklarationen och bokföra hela alltet i samma veva. Dröm, säger du. Verklighet, säger vi. Din verklighet. Välkommen in i värmen!
Vi har tagit fram en steg för steg-guide, så du kan komma igång på allra bästa sätt. Spana in den här: Kom igång med Lön
... så finns allt i Spiris. Vare sig du ska betala ut lön löpande, eller bara ibland, och oavsett om det är till dig själv eller en medarbetare, så kan du snabbt och enkelt skapa, justera och bokföra lönekörningen.
Så hur går det till? Det kan vi svara på: Lönekörning
Bökigt och stökigt att både göra och lämna in arbetsgivardeklarationen (AGI)? Nej, det är lika enkelt som resten. Du skapar arbetsgivardeklarationen, granskar och skickar in den direkt till Skatteverket. Ser du den röda tråden? Du gör alltså allt på samma ställe.
Skatt & Bokslut
Om du arbetar löpande med kontroller och periodavslut, kommer du tacka dig själv när det är dags för deklaration och bokslut.
Låt oss visa vägen.
Även om det går på ett ögonblick (kanske två) att göra deklarationen och bokslutet i Spiris så finns det många finesser och inställningar som kan vara bra att känna till. Allt för att du ska få den bästa upplevelsen.
Vi börjar med periodavslutet. Du stämmer då löpande av delar av programmet som Balansavstämning, Resultatanalys, Bokslutsverifikationer och Balans- och Resultaträkning.
Att löpande gå in och stämma av dina siffror under året banar vägen för att du ska kunna arbeta på bästa sätt med årsavslutet.
När det väl är dags för årsavslutet arbetar du med Skatteberäkning, Deklarationsunderlag, Årsredovisning/Årsbokslut, utöver de delar som finns i periodavslutet.
Med automatiska kontroller och ett helt digitalt arbetsflöde gör du klart jobbet på nolltid.
Digitalt från start till slut!
När det är dags att lämna in deklarationen så gör du det med ett endaste knapptryck, med Skatteverkets integrerade API.
Läs mer om kopplingen till Skatteverket
Signering av årsredovisning och årsstämmoprotokoll fixar du direkt med funktionen Signering.
Läs mer om digital signering
Självklart görs även inlämningen till Bolagsverket direkt via ditt program.
Läs mer om vår koppling till Bolagsverket
Hur ser arbetsflödet ut för dig som byrå?
När du samarbetar med dina kunder kommer alla uppgifter synkas med varandra, på ett eller flera sätt, även om kunden själv inte är aktiv i alla uppgifter.
Koll på arbetsuppgifterna i byråstödet
Innan du bjuder in din kund till ett samarbete behöver du gå igenom några förberedande steg.
Du behöver:
- Registrera kunden
- Lägg till uppdrag
- Lägg till uppdrag på kunden
- Lägg till prislistor
- Justera priset på respektive kund
Därefter bjuder du in din kund till ett samarbete
Samarbeta med Bokföring & Fakturering
Du som byrå väljer vad kunden ska göra i ert samarbete. Om din kund redan fakturerar och/eller bokför i Spiris får du information om detta i Byråstöd. Vi rekommenderar alltid att du aktiverar samarbetet i den version kunden använder sig av, och därefter gör eventuella ändringar.
När du arbetar i Bokföring & Fakturering rekommenderar vi att du:
- Aktiverar en bankkoppling och en koppling till Skatteverket.
- Aktiverar ett attestflöde för leverantörsfakturor.
- Jobbar med e-fakturor. Ska din kund fakturera bör ni även aktivera digitala fakturor och dokument för att kunna skicka e-fakturor.
Samarbeta i lönearbetet
Oavsett om kunden ska ta hand om personuppgifter, löner eller inte vara involverad överhuvudtaget så kan ni bestämma hur just ert samarbete ska se ut när det kommer till lönedelen. För din kunds anställda vill säkert ha ut lön oavsett hur ni gör.
- Via Anställd kan kunden och de anställda rapportera tider.
- Eventuella utlägg kan registreras vid Resor & Utlägg.
- Lönebeskeden skickas såklart ut via Kivra.
- Löner och arbetsgivardeklaration hamnar i bokföringen med ett knapptryck.
Samarbeten med Skatt & Bokslut
När du vill hjälpa din kund med bokslut och skatt kommer du anpassa inställningarna efter hur du ska arbeta med just den kunden. Du kommer gå igenom:
- Kundtyp och regelverk.
- Om grundinställningar om kunden ska hämtas direkt från Byråstöd.
- Om du vill applicera en förbestämd mall på kunden.
- Importkälla för bokföring. - Vi rekommenderar att du sköter all bokföring i Spiris så sköts det med automatik.
Byråstöd igen
Under hela arbetet styr du arbetet från ditt byråstöd så du kan följa upp arbetet på ett enkelt sätt.
- Du får en påminnelse när deadline för ett uppdrag närmar sig eller när något är försenat.
- Full koll på tiderna du registrerat.
- Hjälp med att skapa fakturaunderlag utifrån dina uppdrag, priser och registrerade tider.
Fakturaunderlaget använder du sen för att skicka en e-faktura till din kund. Och då är det ju superbra att din kund också kan ta emot e-fakturor, och att bankkopplingen hjälper dig betala, matcha och bokföra fakturan.
Vilse och i behov av att prata med någon?
Vi finns här för dig!
Boka Rådgivning Ring 0470-70 60 00